گزارش کارآموزی بررسی مقدماتی تدارکات و سیستم انبار ها در سازمان نقشه برداری کشور

مقدمه ای بر کارآموزی

در زمینه اجرای کارآموزی اینجانب در سازمان نقشه برداری کشور درخصوص امکان سنجی، طراحی، ایجاد سیستم انبار اداره تدراکات گزارش حاضر بعنوان «کارآموزی» تهیه شده و جهت نمایاندن تصویر کلی و همه جانبه فعالیتهای اداره تدارک، نه تنها سیستم انبار بلکه کلیه سیستم های موجود مورد شناخت قرارگرفته اند این گزارش حاصل مصاحبه با پرسنل اداره تدارکات و بازدید عینی از فعالیتهای این اداره می باشد. ارتباطات اداره تدارکات بامحیط بیرونی شامل مدیریتها و واحدهای سازمان نقشه برداری و خارج از سازمان نیز دراین گزارش ملحوظ نظر واقع شده است ولی با توجه به گسترش سازمان نقشه برداری و سیستم های اداری و مالی آن سازمان از فعالیتهای اداره تدارکات گزارش تهیه گردیده این گزارش شامل نتایج و ادامه فعالیتهای مذکور در سایر واحدهای سازمان نمی باشد و صرفاً در حیطه فعالیتهای اداره تدارکات تهیه شده است، جهت ارائه بهتر ارتباطات و گردش اطلاعات اداره تدارکات از تکنیک «نمودارهای مفهومی گردش اطلاعات» (DFD) استفاده شده است تاکلیه ارتباطات و ورودیها و خروجیهای سیستم فعلی به سهولت دردسترس خواننده قرار گیرند.

درقسمتهای دیگر گزارش، شرح ورودیها و خروجیها (فرمها، اطلاعات، درخواستها و …) و شرح کلیه فعالیت هریک از واحدهای اداره تدارکات ذکر گردیده است.

قسمت اشکالات و نارسائیها شامل نتیجه گیری از آن بخش ازروشهای انجام کار است که غیرمنطقی و غیراصولی بوده و یا اطلاعات و نحوه گردش اطلاعات جهت انجام صحیح و به موقع امور ناکافی تشخیص داده شده است.

 قسمت اول – جایگاه سازمانی و تشکیلات اداره تدارکات

جایگاه سازمانی اداره تدارکات درسازمان نقشه برداری کشور

1-1-تدارکات به عنوان یکی از ادارات امور اداری و خدمات درحوزه معاونت مالی اداری سازمان نقشه برداری جای دارد.

قسمت سوم :  ورودیها و خروجیها

سیستم های اداره تدارکات

دراین بخش مجموعه فعالیتهای اداره تدارکات علیرغم منطقی بودن و یا منطقی نبودن ارتباطات به صورت یک سیستم درنظر گرفته شده است و شرح ورودیها و خروجیهای آن به ترتیب زیر می باشد: 

قسمت چهارم شرح فعالیتها

فعالیتهای اداره تدارکات در مفهوم ارتباطات سیستمی به بخشهای زیر تقسیم می‌شود که فعالیتهای هر کدام تشریح خواهد شد :

1 ریاست اداره تدارکات

2 حسابداری

3 تنظیم اسناد

4 کار پردازی

5 انبارها

6 کاردکس

7 دفتر اداره تدارکات

 14 شرح فعالیتهای ریاست اداره تدارکات

ریاست اداره تدارکات علاوه بر نقش سرپرستی ، هماهنگی ، کنترل و برنامه ریزی اداره تدارکات ، فعالیتهای زیر را انجام می دهد .

 1   دریافت درخواستهای کالا از طریق مدیریت واحدهای سازمان و تایید اولیه برای انجام عملیات تحویل کالا از انبارها در صورت وجود

2    دریافت درخواستهای خریدکالا از طریق مدیریت واحدهای سازمان و تایید اولیه برای انجام عملیات خرید در صورت تامین اعتبار از سوی امور مالی و ذیحسابی

3 اخذ تأئید  درخواستهای خرید از مدیریت امور اداری ، خدمات

4 اخذ تصویب درخواستهای خرید از مدیریت امور مالی و ذیحسابی در رابطه با بودجه مصوبه و تامین اعتبار

5 ارجاع در خواستهای کالا به کاردکس و انبار جهت تحویل به متقاضی

6 ارجاع درخواستهای خرید به کارپردازی جهت خرید کالا و تحویل به انبار

7 درخواست و اخذ پیش پرداخت از امور مالی و ذیحسابی بابت خریدهای کلان و خارج از حد توان تنخواه گردان اداره تدارکات که در این صورت چک مستقینا در وجه فروشندگان  صادر ولی مسئولیت پی گیری امور بعهده تدارکات می باشد.

2 4 شرح فعالیتهای حسابداری

1 درخواست از امور مالی و ذیحسابی نسبت به واریز وجوه بودجه ( طرح ، درآمد، جاری ) مصوبه بمرور طی سال و بصورت علی الحساب که از طریق تنظیم اجازه پرداخت انجام می شود .

2 صدور چک در وجه کارپرداز ان  و فروشندگان و تنخواه گردانهای فرعی و اخذ رسید از آنان بر روی فرم حواله صدور وجه

3 نگهداری حسابهای بدهی کارپردازان ، تنخواه گردانهای فرعی ( خدمات ، مدیران، و واحدها و واحد سفارشات خارجی ) بهنگام صدور چک در وجه آنان

4 نگهداری حسابهای بدهی کارکنانی که امور خاصی را انجام می دهند ( بطور مثال امور خرید بلیط  هواپیما و …) و بدهی فروشندگان کالا و خدمات ( پیش پرداختها )

5 نگهداری سایر حسابها مانند هواپیمایی جمهوری اسلامی و تنخواه گردان خوابگاه دانشجویی

6 نگهداری حسابهای منابع تامین تنخواه گردان اداره تدارکات که شامل وجوه بودجه طرح ، بودجه جاری و بودجه در آمد می باشد.

7 طی سال وجوه بودجه دریافت شده بصورت ثابت در حسابها نگهداری می‌شود چون مرتبا با ارسال اسناد هزینه قطعی به امور مالی و ذیحسابی تجدید می گردد باستثنای دو ماه پایان سال که عمل تجدید تنخواه گردان انجام نمی شود  تا کل وجوه بودجه مصرف گردد و در صورت مازاد به سال بعد منتقل می شود.

8 ثبت حسابها بر اساس خلاصه فهرست اسناد و نماینده اسناد در دفتر معین انجام می شود ، کلیه حسابها در سطح معین می باشند و طبقه بندی کلی وجود ندارد .

9 نگهداری حساب بانک ( جاری 90001 ملی نزد شعبه سازمان نقشه برداری ) که وجوه دریافتی بودجه در این حساب واریز و چک جهت پرداخت بهای خریدها و هزینه از این حساب صادر می شود.

10 اخذ چک تجدید تنخواه گردان از امور مالی و ذیحسابی برابر مبلغ اسناد هزینه قطعی و واگذاری به بانک و ثبت در حساب بانک و متقابلا حسابهای بودجه طرح   (درآمد، جاری) بستانکار می شوند.

11 نگهداری حساب تفصیلی خریدها و هزینه های انجام شده برای هر یک از حوزه های مدیریت در دفتری بشکل روزنامه ، این حسابها جنبه آماری داشته و ارتباطی با ثبت حسابها ندارد .

12 کسر کردن از حساب بدهی کارپردازان و فروشندگان پس از اخذ رسید از امور مالی و ذیحسابی  ( قبل از رسیدگی ) مبنی بر رسید اسناد هزینه قطعی و ضمائم انجام می شود . متقابلا حسابهای بودجه  ( طرح ، درآمد، جاری) بدهکار می شوند .

13 لازم به ذکر است که فعالیتهای اداره تدارکات که آثار مالی ببار می اورند در چهار چوب نظام حسابداری دولتی و بصورت مفهوم حسابداری تنخواه گردان انجام می شود . بدین لحاظ نگهداری حساب ریالی برای موجودیهای انبار در نظر گرفته نشده و قیمت تمام شده موجودیها بهنگام خرید در امور مالی و ذیحسابی به حساب هزینه قطعی منظور می گردد . کلیه خریدهادر چهار چوب بودجه مصوب سالانه و با توجه به تامین اعتبار آن صورت می پذیرد.