گزارش کارآموزی حسابداری در شرکت تولیدی قند شیروان

       تاریخچه شرکت :

شرکت تولیدی قند شیروان در تاریخ 31/3/1337 تاسیس و تحت شماره 331 دراداره ثبت مشهد وشماره 8839 در اداره ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی تهران به ثبت رسیده است .

 شرکت تا سال 1355 در مالکیت آقای محمد ولی مهروی قرار داشته و در سال مذبور قسمت عمده سهام شرکت توسط آقای هژبر یزدانی خریداری وشرکت تاتاریخ 15/9/1357 توسط نامبرده اداره می شده است .در سال 1370 به موجب  صورتجلسه تنظیمی کارخانه از تاریخ 3/6/70 به بنیاد مستضعفان وجانبازان تحت عنوان شرکت تولیدی قند شیروان ، قوچان ،بجنورد  تحویل گردیده است.

سایر اطلاعات شرکت :

تعداد کارکنان رسمی در فروردین ماه :   اداری = 120  نفر

                                                                                کارخانه = 494  نفر

تعداد سهام این شرکت 10947538 می باشدکه ارزش اسمی هرسهام آن 000/1ریال     می باشد .

تعداد اعضاء هیئت مدیره 6 نفره بوده و حق امضاء با مدیر عامل شرکت می باشد.

حسابرسان داخلی ، زیر نظر مدیر عامل شرکت می باشد.

                 موضوع فعالیت شرکت :

                  فعالیت شرکت طبق ماده 2 اساسنامه عبارت است از:

 الف : انجام کلیه امور تولیدی مربوط به صنعت قند سازی و تصفیه و                 

          استخراج شکر

  ب : مبادرت هر گونه عملیات و معاملات مجاز به طور مستقیم و غیر مستقیم    

        برای انجام فعالیتهای مذکور در بند الف ضروری یا مفید باشد .

  ج : مشارکت در سایر شرکتهایی که موضوع  آنها با فعالیت در بند الف منطبق

       ومرتبط باشد.                                                                                                                                                                                             

       مقدمه

    تعریف سیستم :

سیستم مجموعه ای از اجزاء به هم پیوسته است که در جهت نیل به یک یاچند هدف با هم پیوسته اند به طوری که یک یا چند داده وارد آن شودیک یا چند داده از آن خارج می شود و سیستم از اجزاء کوچکتر تشکیل شده است . سیستم حقوق و دستمزد یکی از سیستمهای مهم موجود در داخل سیستم کلی موسسات است که نقش با اهمیتی درایجاد رابطه مناسب بین کارکنان، کارفرماو ادارات دولتی ایفا می کند .

     اهمیت سیستم حقوق و دستمزد :

    هزینه حقوق و دستمزد نشان دهنده سهم نیروی کار در تولید محصولات       

    وارائه خدمات بوده و یکی از مهمترین هزینه های عملیاتی اغلب موسسات 

     است.وظایف حسابداران در مورد هزینه حقوق و دستمزد از ساده ترین و    

     در عین حال با اهمیت ترین آنها است .محاسبه و پرداخت درست و مناسب   

     حقوق و دستمزد یکی از عوامل موثر در ایجاد رابطه مطلوب بین کارکنان  

     (کارگران ) و کارفرما می باشد .

      مدارک سیستم حقوق و دستمزد که به درستی تهیه وبه آسانی قابل فهم  

      باشند نیز یکی دیگر از عوامل با اهمیت دربرقراری رابطه مناسب بین  

      مدیریت موسسات، کارکنان و مقامات قانونی از قبیل ادارات کار ، بیمه ،

      مالیاتها  و ……… است.

تعریف سیستم حقوق و دستمزد :

درموًسسات مختلف پرداخت حقوق و دستمزد به هر یک از کارکنان

می تواند بر اساس ساعات کار به صورت دستمزد روزانه یا هفتگی ویا حقوق ماهانه باشد .هنگام پرداخت حقوق و دستمزد اطلاعات مربوط به دریافتی هر یک از کارکنان بایستی همراه با ریز محاسبات و مبتنی بر مدارک کارکرد وی پردازش و ارائه شود. 

بنابراین می توان سیستم حقوق و دستمزد را به صورت زیر تعریف نمود :

سیستم حقوق ودستمزد مجموعه ای از اجزاء بهم پیوسته در داخل یک موسسه است که داده های مربوط به سهم نیروی کاردرتولید محصولات و یا ارائه خدمات را به صورتها و اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می کند.داده های مربوط به سهم نیروی کار عبارتند از : نام کارمند ، شماره تا مین اجتماعی، ساعات کارکرد،نرخ ودستمزد ،اضافه کاری ، کسورات بهینه ومالیات و.......

کنترل داخلی سیستم حقوق ودستمزد :

کنترل داخلی مناسب برای سیستم حقوق ودستمزد مانند سایر روشهای کنترل داخلی که شامل تقسیم دقیق وظایف ومسئولیتها در سیستم حقوق ودستمزد است .

در اغلب موسسات وظایف ومسئولیتهای حقوق ودستمزد دردوایر زیر تقسیم شده است:

                              1. دایره کار گزینی 

                              2. دایره ثبت اوقات کار  

                              3. دایره حقوق ودستمزد

                              4.دایره پرداخت

کنترل داخلی موثر بر سیستم حقوق ودستمزد شامل تفکیک دقیق وظایف بالا از یکدیگر ، انجام هر یک از وظایف توسط دایره مربوط به صورت جداگانه و عدم تداخل این وظایف با یکدیگر است. در ادامه وظایف هر یک از دوایر مذکور به طور خلاصه بررسی می شود.

1.دایره کارگزینی :

وظیفه عمده این دایره از سیستم حقوق ودستمزد ، تامین نیروی کار لازم برای قسمتهای مختلف موسسه است .دایره کار گزینی علاوه بر انجام وظیفه بالا ،آئین نامه های استخدامی را تهیه وبرنامه های آموزشی ،شرح وظایف وارزیابی مشاغل را انجام می دهد .استخدام کارکنان جدید ممکن است برای جایگزینی با کارکنان دیگر ویا برای توسعه فعالیتهای موسسه صورت گیرد .این دایره با هماهنگی مسئولین سایر دوایر،شرایط وتعداد کارکنان که باید استخدام                    

شوندراتعیین کرده وبارعایت مقررات استخدامی موسسه اقدام به استخدام         

کارکنان مورد لزوم می نماید. مقررات استخدامی مورد عمل در موسسه علاوه بر مطابقت با مقررات خاص داخلی آن موسسه بایستی با قوانین ودستورالعملهای وزارت کاروامور اجتماعی ،سازمان تامین اجتماعی وسایر موارد قانونی هماهنگی ومطابقت داشته باشد.پس ازاستخدام کارمند جدید وانجام مراحل مختلف استخدام توسط دایره کارگزینی این دایره سوابقی که نشان دهنده تاریخ استخدام،نرخ حقوق ودستمزد تصویب شده وکسور مربوطه رابه دایره حقوق ودستمزد ارسال می کند .تغییر نرخ حقوق ودستمزد واحیاناخاتمه کار (قطع رابطه شغلی با موسسه)کارکنان بایستی سریعا به دایره حقوق ودستمزد اطلاع داده شود تا موضوع را هنگام محاسبات وتنظیم سیستم های مربوط در نظر داشته باشند.

2. دایره ثبت اوقات کار :

نگهداری مدارکی که نشان دهنده اوقات کار هر یک ازکارکنان دردوره های مشخص هفتگی یا ماهانه باشد،اولین ومهمترین مرحله از مراحل جمع آوری دادهای مربوط به تقسیم حقوق ودستمزد است .

برای انجام درست این موضوع از وسایل ومدارک زیر استفاده می شود:

 1_کارت ساعت :

  کارت ساعت محکمترین و گویاترین مدرک حضور کارکنان در محل کار خود از ساعت ورود تا ساعت خروج می باشد .کارت ساعت در دایره ثبت اوقات کار کنترل و جمع آوری می گردد.چون دریافتهای هر یک از کارکنان مبتنی بر کارت                                                                                                                                              

ساعت بوده واز طرفی پس از امضاء کارت ساعت توسط فرد مسئول،محاسبه وپرداخت نهایی صورت می گیرد،کارت ساعت ودقت وصحت آن نقش بسیار با ارزشی در رابطه بین کارکنان و کارفرما ایفا می کند .در بیشتر اوقات طرز برداشت کارکنان جدید از وضعیف کنترل داخلی در یک موسسه به دقت در انجام وظیفه دایره ثبت اوقات کار بستگی دارد .کارت ساعت شامل نام وشماره استخدامی هر  یک ازکارکنان بوده وهر کارت ساعت معمولا یک دوره پرداخت حقوق و دستمزد را در بر می گیرد .یک کارت ساعت تکمیل شده نشان دهنده ساعت شروع به کار و خاتمه کار هر یک از کارکنان را در هر روز ویا نوبت کاری ومیزان ساعت اضافه کاری را نشان می دهد.

2_ماشین ساعت زن :

ماشین ساعت زن وسیله ای برای ثبت و انعکاس اوقات حضور کارکنان در محل کار بر روی کارت ساعت  می باشد .در یک سیستم مناسب حقوق و دستمزد ،یک شماره کارت ساعت برای هر یک از کارکنان اختصاص داده می شود . شماره کارت ساعت ذکر شده بعنوان شماره شناسایی کارمندان در لیست حقوق و دستمزد می باشد .معمولا مسئولین اوقات کار هنگام تعویض کارت ساعت ویا ورود وخروج کارکنان در نزدیکی محل ماشین ساعت زن برای تسریع ورود و خروج کارکنان و حصول اطمینان از نحوه صحیص ثبت ساعات کار بر روی کارتهای ساعت مستقر می شوند .

در برخی از قسمتهای این شرکت از سیستم دستی برای کنترل حضور و غیاب و تعیین ساعات کارکنان استفاده می شود .در این قسمتها کارت اوقات کار معمولا توسط سرپرستان و افراد مسئول ومورد اعتماد تکمیل می گردد.

                                                                                                                                                            روشهای دستی از قبیل روش ذکر شده از دقت و صحت روش استفاده از کارت ساعت و ماشین ساعت زن برخوردار نمی باشند.کارتهای ساعت پس از تکمیل وامضاء شدن در دایره ثبت اوقات کار برای محاسبه و تنظیم سیستمهای حقوق و دستمزد به قسمت حقوق و دستمزد ارسال می شود .

3. دایره حقوق ودستمزد :

محاسبه وتعیین حقوق ودستمزد ناخالص دریافتی هر یک از کارکنان وتهیه وتنظیم لیست حقوق ودستمزد بر اساس کارتهای ساعت ارسال شده از دوایر ثبت اوقات کار،در دایره حقوق ودستمزد انجام می شود.وظایف وعملیات این دایره به وسعت وحجم عملیات مشترک بستگی کامل دارد در چندسال پیش در این شرکت دایره حسابداری حقوق ودستمزد،توسط یک یا چندکارمندمحاسبه وتهیه لیست حقوق ودستمزدبه صورت دستی انجام می شد.

بدون توجه به وسعت ونوع سیستم پردازش حقوق ودستمزد،دایره حقوق ودستمزد مسئولیت محاسبه وثبت وطبقه بندی لیست حقوق ودستمزد را به عهده دارد. این دایره بر اساس ساعات کار انجام شده،ناخالص حقوق ودستمزدهر یک از کارکنان را محاسبه ودرلیست حقوق ودستمزد ثبت وکسورات مربوطه را تعیین وخالص پرداختی را مشخص می کند.دایره حقوق ودستمزدمدارک مربوط به هر یک از کارکنان را به تفکیک نگهداری وچکهای حقوق ودستمزد را تنظیم وبا سایرمدارک لازم برای پرداخت به دایره پرداخت ویا مسئول پرداخت حقوق ودستمزد ارائه می نمایند.

بنا براین ،داده های به دایره حقوق ودستمزد شامل گزارش ساعت کار،نرخ حقوق ودستمزد وکسورات بوده وپس از پردازش ستاده ها شامل موارد زیر خواهد بود:

الف) لیست حقوق ودستمزد به عنوان مدارک موسسه برای ارسال به سازمان

      تامین اجتماعی واداره مالیات حقوق .

 ب) سوابق ومحاسبات انفرادی درآمد وکسورات هر یک از کارکنان.

  ج) صدور چک حقوقی.

4.دایره پرداخت حقوق ودستمزد (شیوه های پرداخت حقوق و  

   مزایا و معایب آنها) :

بهترین روش پرداخت حقوق ودستمزد ،پرداخت توسط چک ازحساب جاری بانکی است در صورتی که به دلایل مختلف پرداخت حقوق توسط چک امکان پذیر نبوده و به شکل نقدی انجام می شود ،به میزان جمع مبلغ مورد نیاز برای پرداخت خالص لیست حقوق ودستمزد وجه نقد از بانک دریافت وبه محل فعالیت موسسه بوده ودر اختیار دایره پرداخت حقوق و دستمزدویا مسئول پرداخت قرارداده می شود.

دراین حالت مبلغ خالص حقوق ودستمزد هر یک از کار کنان در پاکتهای مخصوص که بر اساس شماره کارمند ویاحروف الفبا مرتب شده اند قرار داده می شود.پس ازکنترل جمع مبا لغ پاکتها وموازنه آن با جمع خالص قابل پرداخت لیست حقوق ودستمزد نسبت به پرداخت واحذامضاء از کارکنان اقدام می شود .

 در مواردی که پرداخت حقوق ودستمزد از طریق چک صورت می گیرد ،صدور چکها ی پرداخت حقوق و دستمزد امکان دارد که از حساب جاری خاصی که فقط برای پرداخت حقوق و دستمزد در نظر گرفته شده و یا از طریق حساب جاری بانکی موسسه انجام  شود .در صورتیکه تعداد کارکنان موسسه زیاد باشد ،استفاده از یک حساب بانکی خاص برای پرداخت حقوق و دستمزد روش مناسبی است .

دراین روش برای پرداخت حقوق و دستمزد معادل جمع خالص پرداخت لیست حقوق ودستمزد طی یک فقره چک از حسابجاری بانکی شرکت برداشت وبه حسابجاری خاص پرداخت حقوق ودستمزد واریز می شود .

مسئول پرداخت برای هریک از کارکنان از این حساب جاری خاص یک فقره چک معادل خالص قابل پرداخت صادر وتسلیم وی می کند.در بعضی از اوقات برای سهولت ودقت درپر داخت حقوق ودستمزد حساب بانکی برای هر یک از کارکنان درنزد یکی ازبانکهای نزدیک محل شرکت افتتاح کرده ودرزمان پرداخت حقوق ودستمزد یک فقره چک معادل جمع قابل پرداخت لیست حقوق ودستمزد در وجه بانک مربوطه صادر وهمراه لیست حقوق ودستمزد که شماره حساب بانکی کارکنان در مقابل نام هر یک از آنان ثبت شده به بانک ارسال می کنند و بانک مبلغ قابل پرداخت به هر یک از کارکنان را به حساب بانکی وی واریز می نماید .      

حسابداری هزینه حقوق و دستمزد :

هزینه حقوق ودستمزد متشکل از جمع مبالغ پرداختی به کارکنان موسسه به صورت روزانه هفتگی یا ماهانه است .به غیر از دستمزد ثابت (پایه) که برمبنای ساعات کارکرد با میزان انجام کار ویا محصول تولید شده ،محاسبه میگردد .                                                                                                                                                   

هزینه حقوق ودستمزد شامل موارد دیگری از قبیل اضافه کاری ،فوق العاده پرداختی ثابت کار در روزهای جمعه و تعطیلات رسمی، پاداش افزایش تولید، عیدی، سهم از سود موسسه و… نیز محاسبه وبه کارکنان پرداخت می شود .

گذشته از موارد بالا مزایای نقدی شامل حق مسکن و خواروبار ،حق اولاد (عائله مندی) واز این قبیل و مزایای غیر نقدی دیگری شامل مسکن و اتومبیل که توسط موسسه در اختیار کارکنان قرار می گیرد و سایر موارد مشابه نیز در محاسبه هزینه حقوق و دستمزد منظور می گردد . کلیه این موارد به موجب قانون کار حق السعی نامیده می شود .

درآمد کارکنان :

میزان دستمزد روزانه یا نرخ ساعتی حقوق ودستمزد بر اساس توافق کارکنان وکارفرما مشخص می شود که مربوط به ساعات کار عادی وقانونی است که این توافق نبایستی کمتر از حداقل دستمزد که همه ساله توسط شورای عالی کار تعیین می شود،باشد .انجام کار بیش از ساعات قانونی ، اضافه کار نام داردکه شرایط و نرخ  آنرا قانون کار تعیین میکند. به موجب قانون کار ، ساعات کار کارگران در موسسات مختلف به جز مواردی که قانون مذکور استثناءکرده است ،از 8ساعت در روز و44ساعت درهفته نباید تجاوز کند. انجام کار اضافه بر ساعت کار عادی (8ساعت درروزو44ساعت درهفته) با توافق کارگر وکارفرما وبا رعایت شرایطی که قانون کار قید نموده صورت می گیرد .به موجب قانون کار برای هر ساعت کار اضافی انجام شده 40%(چهل درصد)اضافه برمزد ساعات کار عادی محاسبه وبه کارکنان پرداخت می شود.