اموری که توسط کاربران انجام می پذیرد عمدتاً بشرح زیر می باشد :
الف)دریافت وجوه نقد
ب)پرداخت وجوه نقد
ج)فروش و باز خرید مهر چک
د)عملیات حساب همراه
ه)صدور حواله
و)پرداخت حواله
ز)افتتاح و انسداد حساب
ح)دوبار شمار اسکناس
ط)بستن حساب صندوق
ی)صدور و پرداخت چک بانکی
ک)صدور و پرداخت چک رمزدار بین بانکها
دریافت وجوه نقد:
1-1- عملیات مشترک حساب ها
نظر به اینکه واریز وجوه به کلیه حسابها اعم از حساب مشتریان یا حسابهای بانک توسط کاربران انجام میگیرد و در اکثر عملیات،وجوه مشترکی وجود دارد،ذیلاً به اهم موارد اشاره می گردد:
الف)متن کلیه فرمها اعم از تاریخ،مبلغ عددی و حروفی،شماره حساب،نام صاحب حساب،نام شعبه،می باید بصورت خوانا تکمیل شده و اسناد توسط کاربران کنترل شود .
ب)حتی الامکان فرم ها توسط شخص واریز کننده تکمیل شده و در خصوص افراد بیسواد فرم توسط یکی دیگر از همکاران نوشته شود.
ج)نام و نام خانوادگی پرداخت کننده در اسناد ثبت شده و به امضای وی برسد .
د)فرم مورد استفاده پس از دریافت وجه میبایست ممهور به مهر نام و امضاء کاربر گردد.
ه)با توجه به اینکه اسناد نقدی بدون ثبت در سیستم رایانه و پرفراژ آنها،فاقد ارزش میباشد لازم است ضمن دقت در ثبت آنها در حسابهای مربوطه و پرفراژ کلیه نسخ،عدم اعتبار اسناد فاقد پرفراژ را با نصب اطلاعیه به آگاهی مشتریان برسد .
و)بمنظور جلوگیری از اشکالات بعدی ضروری است بهنگام ثبت اسناد در حسابها کنترل لازم بمنظور مطابقت نام و شماره حساب مشتریان طبق اسناد با اطلاعات مشابه در سیستم اعمال گردد.
ز)در صورت مخدوش شدن اسناد توسط مشتریان،در صورتیکه فرم قابل استفاده باشد ،نسبت به اصلاح موارد اشتباه اقدام و توضیحات لازم در ظهر اسناد ثبت و به امضای واریز کننده وجه خواهد رسید . چنانچه اسناد مذکور قابل اصلاح نباشد،نسبت به ابطال و معدوم نمودن آن اقدام و فرم جدیدی تحویل مشتری گردد.
ح)نظر باینکه کلیه اسناد بانک میباشد حداقل دارای یک امضاءمجاز درجه یک و یک امضاء مجاز درجه2 باشد،ضروری است پس از ثبت عملیات دریافت،اسناد به امضاءدارندگان امضاءمجاز بشرح فوق برسد .
2-1- شمارش وجوه نقد:
الف)کاربر پس از اطمینان از درستی مندرجات اسناد،بدواً پول مشتری را از وی تحویل گرفته و پس از مرتب نمودن اسکناسهای فاقد باندرول در حضور مشتری نسبت به شمارش آنها اقدام و با رقم مندرج در سند تطبیق می نماید.
ب)هنگام تحویل گرفتن پول می باید کاملاً مراقبت شود که سایر موجودیهای کاربر و یا وجوه مشتریان دیگر خصوصاً با پولی که مشغول تحویل گرفتن آن است مخلوط نشود،بدین منظور در حین شمارش وجه تحویلی توسط یک مشتری از قبول و دریافت وجوه دیگران خودداری نماید .
ج)در حین شمارش باید از پرداخت کننده وجه ، درخواست شود که هنگام شمارش ناظر بر امور شمارش بوده و کاملاً دقت نماید تا در صورت مغایرت وجه با رقم مندرج در سند بتوان بسهولت مشتری را قانع نمود.
د)کاربران موظفند کلیه پول مشتری را یکجاو در یک قلم تحویل گیرند ،بدین معنی که از قبول وجه در مقاطع زمانی مختلف اکیداً خودداری نمایند .
ه)در صورت بروز اختلاف اعم از کسری و یا فزونی،کاربر موظف است کسری وجوه را از مشتری اخذ و یا فزونی مبلغ را به مشتری مسترد نماید،چنانچه مشتری نسبت به کسری مبلغ اعتراض نماید کاربر میباید فوراً بدون فوت وقت مراتب را به مسئول صندوق اطلاع داده و با نظارت وی وجوه دریافتی مجدداً کنترل گردد.
و)کاربر شخصاً مسئول تحویل گرفتن و شمارش وجوه مشتریان است و نباید اشخاص دیگر را در کار خویش مداخله داده و همینطور از در اختیار قرار دادن بسته های اسکناس به اشخاص غیر مسئول برای شمارش جداً خودداری نماید.
بدیهی است در صورت بروز هر گونه اختلاف بین مشتری و کاربر در موارد فوق،مسئولیت جبران کسری وجوه مستقیماً بعهده کاربر خواهد بود .
ز)در صورتیکه مشتریان بجای پول نقد،رسیدهای موقت داخلی که در صندوق بانک بین کاربران مبادله میشود را ارائه نماید،میبایست موارد ذیل دقیقاً کنترل گردد:
اولاً: تاریخ صدور آن در همان روز کاری باشد.
ثانیاً:بوسیله کاربر مربوطه یا سر تحویلدار از صحت آن اطمینان حاصل نماید.
ثالثاً: فرمها حتماً به امضای کاربر یا سرتحویلدار رسیده و در خصوص ارقام درشت نیز تائید شفاهی اخذ شود.
3-1- واریز وجه به حساب جاری:
الف)هرگونه واریز نقدی به حساب جاری اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی با تنظیم نمونه 1121(فیش نقدی دو نسخه ای)و یا نمونه 339(فیش نقدی سه نسخه ای)انجام خواهد پذیرفت (نمونه های پیوست...)
ب)دقت شود که حتماً نام و نام خانوادگی و امضاء واریز کننده وجه در فیشهای نقدی قید گردد.
ج)استفاده از فیشهای نقدی بمنظور ثبت عملیات انتقالی مانند وصول چک بمنظور صدور حواله،چک بانکی ،چک رمزدار بین بانکی و...مجاز نبوده و اینگونه اسناد الزاماً میبایست بصورت انتقالی عمل شوند.
د)پس از دریافت وجه و پرفراژ فیشها در کلیه نسخ در خصوص فرمهای دو نسخه ای نسخه اول بعنوان برگه بستانکار حسابجاری در اسناد بانک نگهداری شده و نسخه دوم آن بعنوان رسید به مشتری تحویل خواهد شد و در فرمهای سه نسخه ای،نسخه اول بعنوان رسید به مشتری تحویل خواهد شد و در فرمهای سه نسخه ای نسخه اول بعنوان رسید پرداخت کننده وجه و نسخه دوم بعنوان رسید صاحب حساب توسط نامه رسان شعبه به مشتریان تحویل شده و نسخه سوم بعنوان سند حسابداری در شعبه نگهداری خواهد شد.
ضمناً بمنظور تحویل سریع رسید صاحب حساب،در موارد استثنائی،چنانچه واریز کننده وجه برای شعبه شناخته شده باشد با اطلاع رئیس دایره صندوق از جریان امر،فرم مربوط به صاحب حساب به واریز کننده تحویل خواهد گردید .
و)در صورت انصراف واریز کننده پس از واریز وجه به حساب جاری اشخاص بلافاصله پس از ثبت سند ،لازم است ضمن اخذ رسید تحویلی به مشتری،مراتب در ظهر سند ثبت شده درج و به امضاء مشتری برسد سپس سند ثبت شده در سیستم رایانه در صورت تائید توسط رئیس و یا معاون شعبه حذف گردد.
4-1- واریز وجه به حساب پس انداز قرض الحسنه و سپرده کوتاه مدت :
الف)همزان با مراجعه مشتری دفترچه حساب وی اخذ و پس از ثبت رقم واریزی در قسمت مربوطه و مانده گیری ،برگه حساب به امضاء مشتری رسیده و سپس نسبت به پرفراژ آن اقدام میگردد.
ب)برگه پرفراژ شده از دفتر جدا گردیده و مشخصات و مانده حساب با ذکر تاریخ در صفحه بعدی دفترچه درج شده و به امضاءو مهر کاربر ممهور میگردد.
ج)عملیات دریافت وجوه میباید صرفاً با توجه به شماره سریال به ترتیب در صفحات دفترچه ثبت گردد و استفاده از شماره سریال سایر دفترچه ها مجاز نمی باشد .
د)در مواردیکه مشتری قصد واریز وجه به حساب پس انداز یا سپرده کوتاه مدت خود را داشته لیکن بعلت فراموشی دفترچه حساب را همراه نداشته باشد میتوان با استفاده از سند داخلی (نمونه 439پیوست)وجه مورد نظر را از مشتری دریافت و بحساب مربوطه واریز نمود.
ضمناً سند فوق در دو نسخه صادر و پرفراژ شده که نسخه دوم آن بعنوان رسید به صاحب حساب تحویل می گردد بدیهی است بمنظور ثبت عملیات در دفترچه حساب در اولین مراجعه بعدی ارقام واریز شده به مانده حساب در دفترچه اضافه خواهد شد.
ه)هرگونه واریزی های قبلی به حساب مشتری مانند جوائز قرض الحسنه،سود سپرده کوتاه مدت،بروات وصولی ،حواله های واریز شده بحساب و یا واریزهای نقدی با اسناد داخلی به هنگام مراجعه مشتری در دفترچه حساب وی ثبت خواهد شد.
5-1- وصول اقساط سایر شعب :
الف)در صورت مراجعه مشتری بمنظور پرداخت اقساط سایر شعب ، ضروری است دقت کافی در مندرجات دفترچه قسط بعمل آمده بنحویکه در آن نام و کد شعب پرداخت کننده تسهیلات ،شماره تسهیلات ،نام و نام خانوادگی تسهیلات گیرنده،سررسید و مبلغ قسط بطور خوانا در برگه قسط قید شده باشد ، در صورت خوانا نبودن لازم است با توجه به اطلاعات مندرج در ظهر جلد دفترچه،مندرجات برگه قسط تکمیل گردد .بدیهی است صرفاً کاربران نسبت به دریافت اقساطی که اطلاعات آن بطور کامل قابل شناسائی باشد اقدام خواهد نمود.(نمونه پیوست)
ب)همزمان با وصول قسط سایر شعب،لازم است جریمه تاخیر متعلقه با توجه به سررسید قسط محاسبه و همراه با مبلغ آن وصول گردد . در صورت عدم پرداخت جریمه لازم است مبلغ جریمه از اصل مبلغ قسط کسر و مراتب در سند صادره و رسید مشتری به صراحت قید گردد.
ج)نظربه اینکه صدور دفترچه و کنترل پرداخت جرائم فقط توسط شعبه اعطاء کننده تسهیلات میسر میباشد لذا لازم است آخرین برگه در دفترچه قسط در شعبه اعطاءکننده تسهیلات پرداخت شده و سایر شعب مجاز به دریافت قسط طبق آخرین برگ دفترچه قسط نمیباشند.
د)پس از وصول قسط ، لازم است با صدور سند حساب مرکز (نمونه 144)مبلغ قسط و جرائم تاخیر وصول شده بحساب شعبه پرداخت کننده تسهیلات منظور گردد. اسناد صادره می باید به امضاءهای مجاز شعبه رسیده و نسخه های دوم و سوم آن به شعبه پرداخت کننده ارسال گردیده و نسخه اول و چهارم در شعبه وصول کننده قسط باقی خواهد ماند .(نمونه پیوست)
ه)در موارد استثنائی چنانچه نام شعبه ، نام مشتری و یا شماره تسهیلات در برگ قسط دریافتی خوانا نبوده و کاربر اشتباهاً نسبت به وصول آن اقدام نموده باشد ضروری است وجه قسط به حساب بستانکاران داخلی- بین شعب واریز و سپس تصویر برگ قسط جهت شناسائی صاحب حساب به اداره بازرسی کل ارسال گردد.
6-1- وصول اقساط تسهیلات شعبه:
الف)در صورت مراجعه مشتری جهت پرداخت اقساط تسهیلات اعطائی توسط شعبه ،لازم است دقت کافی در مندرجات دفترچه بعمل آمده و پس از شمارش وجوه ،مبلغ دریافتی در برگ اول دفترچه بعنوان سند بانک و برگ دوم آن بعنوان رسید مشتری پرفراژ و برگ اول از دفترچه جدا شود.
ب)تا راه اندازی کامل سیستم تسهیلات ،ضروری است بمنظور کنترل اقساط و جرائم ،کارت تسهیلات نیز با توجه به سند صادره ثبت گردد بدیهی است در صورت راه اندازی سیستم تسهیلات ، کنترلهای لازم توسط سیستم انجام خواهد پذیرفت .
ج)همزمان با وصول مبلغ قسط ، لازم است جریمه تاخیر متعلقه از تاریخ سررسید تا تاریخ پرداخت محاسبه و نقداً از مشتری اخذ شده و مراتب در برگ وصول قسط به تفکیک ثبت گردد،درصورت عدم پرداخت جریمه توسط مشتری ،کاربر میبایست بدواً جریمه تاخیر متعلقه را از مبلغ وصولی کسر و تتمه آن را بعنوان قسمتی از قسط به حساب تسهیلات مشتری منظور نموده و ارقام مذکور در رسید مشتری و سند صادره به تفکیک قید گردد.
د)بمنظور تعویض دفترچه قسط ، کاربر میباید بدواً وصول جرائم تاخیر اقساط پرداختی را دقیقاً کنترل و پس از اخذ جرائم وصول نشده ، نسبت به صدور دفترچه قسط جدید اقدام نماید .
ه)بهنگام پرداخت اولین قسط قرض الحسنه اعطائی در ابتدای هر سال (فروردین ماه)لازم است کارمزد سالیانه قرض الحسنه همزمان با وصول قسط ،دریافت گردد.
و)در خصوص اقساط معوق ضروری است اولین پرداخت مشتری به حساب اولین قسط معوق که به حساب اقساط سررسید گذشته منتقل شده است منظور گردد. بدین معنی که اقساط معوق می باید بترتیب سررسید آنها و با در نظر داشتن قسطی که بیشترین زمان معوق را دارد وصول گردد.
ز)در خصوص تسهیلات مشمول بیمه ، ضروری است علاوه بر جریمه تاخیر اقساط ،حق بیمه عمر زمان تاخیر با توجه به مدت ،به ماخذ نیم درصد در سال محاسبه و نقداً اخذ گردد.
ح)در پایان هر روز جرائم تاخیر وصول شده با صدور سند به حساب وجه التزام تسهیلات و بیمه عمر زمان تاخیر به حساب بستانکاران داخلی (حق بیمه عمر)منظور می گردد.مانده حساب بستانکاران داخلی (حق بیمه عمر)در پایان هر ماه به حساب اداره حسابداری کل و بودجه منظور خواهد شد.
ط)چنانچه بعلت وصول آخرین قسط ،حساب تسهیلات اعطائی بستانکار گردد ضروری است بلافاصله مبلغ بستانکار با صدور سند به حساب بستانکاران موقت اضافه دریافتی اقساط ،منظور و مشتری را جهت تسویه تسهیلات و برگشت اضافه دریافتی احتمالی به دایره تسهیلات راهنمائی نمود.
7-1- وصول اقساط تسهیلات وجوه اداره شده :
در خصوص اقساط تسهیلات اعطائی از محل وجوه اداره شده سازمان تامین اجتماعی یا سایر سازمانها نیز ضروری است ضمن رعایت موارد مذکور در بند 6-1 (به استثناء موارد ه و ح )جرائم تاخیر اخذ شده به حساب بستانکاران موقت (جریمه تاخیر سازمان تامین اجتماعی یا سایر سازمانها)منظور و در پایان هر ماه ،جرائم وصول شده بر اساس قراردادهای منعقده به نسبتهای تعیین شده تقسیم و به حساب کارمزد دریافتی بانک و سازمان ذیربط منظور گردد.
بدیهی است حق بیمه عمر زمان تاخیر نیز طبق مقررات وصول و بر اساس قسمت ح بند 6-1 به حساب اداره حسابداری کل و بودجه منظور خواهد شد .
8-1- وصول قبوض آب،برق،گاز،تلفن و حق بیمه کارفرمایان :
الف)در صورت مراجعه مشتری جهت پرداخت قبوض آب ،برق،گاز،تلفن حق بیمه ،لازم است دقت کافی در فیشهای مربوط بعمل آمده و پس از شمارش وجوه دریافتی از مشتری مبلغ دریافتی در هر دو قسمت پرفراژ و به مهر "دریافت شد" و نام کاربر ممهور و به امضاء برسد سپس نسخه مربوط به مشتری بعنوان رسید تحویل و نسخه دیگر بضمیمه یک نسخه از صورت تنظیمی به اداره حسابداری کل و بودجه و یا شعبه نگهدارنده حساب سازمان ارسال می گردد.
ب)در پایان روز کاری ،کاربران موظفند با تنظیم صورت مربوطه حاوی نام و نام خانوادگی و شماره مشترک و یا شماره کارگاه و مبلغ دریافتی و یا استخراج آن از سیستم رایانه ، جمع مبلغ فیشهای دریافتی را با صورت تنظیمی کنترل و ضمن ارسال یک نسخه از صورت یاد شده بانضمام قسمت دوم فیشها ، جمع ارقام دریافتی را با صدور سند به حساب اداره حسابداری کل و بودجه و یا شعبه مربوطه منظور نمایند.
ج)بهنگام وصول قبوض یاد شده ،لازم است کاربران دقت نمایند که مهلت پرداخت آنها سپری نشده باشد و در صورت اصرار مشتری مبنی بر پرداخت وجه قبوض بعد از مهلت مقرر،مراتب انقضای تاریخ پرداخت و عدم مسئولیت بانک در این خصوص را به اطلاع وی برسانند.
د)با توجه به دو نسخه ای بودن فیشهای نقدی ،لازم است یک نسخه از صورت تهیه شده حاوی شماره اسناد مندرج در صورت یاد شده به منظور کنترل شماره اسناد در کلاسور مخصوص اسناد بایگانی شده تا در موارد اضطراری بتوان از طریق آن اطلاعات لازم را ارائه نمود.
ه)جهت منظور نمودن مبالغ وصولی بابت قبوض آب،برق،گازو تلفن به حساب اداره حسابداری کل و بودجه و وجوه حق بیمه کارفرمایان به حساب سازمان در شعبه مربوطه از نمونه 144 استفاده خواهد شد .
9-1-سایر دریافتی ها :
در خصوص سایر دریافتی ها ، به منظور واریز وجوه به حسابهای ذیربط در شعبه یا سایر شعب ،چنانچه نمونه خاصی وجود نداشته باشد جهت واریز به حسابهای شعبه از فرم سند داخلی نمونه 439 و در مورد واریز وجوه به حساب سایر شعب از نمونه 144 استفاده می گردد./ن
پرداخت وجوه نقد:
1-2- عملیات مشترک حسابها:
نظر به اینکه پرداخت وجوه از کلیه حسابها اعم از حساب مشتریان یا حسابهای بانک توسط کاربران انجام می گردد و در اکثر عملیات وجوه مشترکی وجود دارد . ذیلاً به اهم موارد اشاره می گردد:
الف)متن کلیه فرمها یا برگ حسابهای پس انداز قرض الحسنه و سپرده کوتاه مدت و چک می بایست . تکمیل بوده و کلیه موارد آن از قبیل تاریخ ،مبلغ عددی ، مبلغ حروفی ،شماره حساب ،نام صاحب حساب ،نام شعبه کاملاً خوانا باشد .
ب)امضاءبرگهای یاد شده می باید بر اساس نمونه امضای معرفی شده ، کنترل و مطابقت آن در حد عرف بانکداری گواهی گردد.
ج)گیرنده وجه با پشت نویسی (درظهرچکها) و یا امضاءظهر برگهای پس انداز و سپرده ،شناسائی شود بدین منظور لازم است یک امضاء در ظهر اوراق از مشتری اخذ گردد.
د)موجودی حساب مشتری جهت پرداخت وجه مورد نظر کافی باشد،کاربران توجه خواهند داشت که بدهکار نمودن حساب مشتری به هیچ وجه لازم نمی باشد .
ه)اسناد پرداخت پس از کنترل توسط کاربر و اطمینان از صحت مندرجات و کفایت موجودی جهت دستور پرداخت به رئیس صندوق یا عضو ارشد شعبه احاله گردد.
و)وجوه پرداختی دقیقاً در حضور مشتری شمارش شده و تحویل می گردد و مشتری موظف است وجه پرداختی را در جلو باجه شمارش نماید در غیر این صورت حق اعتراض در خصوص کسری وجه از مشتری سلب خواهد شد . ضمناً کاربران موظفند مراتب فوق را از طریق درج در پوستر و نصب اعلامیه به مشتریان اعلام فرمایند.
ز)بمنظور سهولت در نقل و انتقال وجوه و جلوگیری از بروز خطرات احتمالی برای مشتریانی که بیشتر از حد متعارف وجوه نقد دریافت می نمایند لازم است به مشتریان تاکید گردد وجوه مورد نظر را به صورت رفاه چک ، حواله،چکی بانکی یا چک رمزدار بین بانکها اخذ نماید .
ح)از تحویل پولهای شمارش نشده و یا پولهای تحویلی توسط سایر مشتریان جهت پرداخت اکیداً خودداری گردد.
ط)اسناد پرداختی همزمان با تحویل وجه به مشتری به مهر"پرداخت شد"و تاریخ و نام و کد کاربر ممهور و پس از امضاء پرفراژ گردد. کاربران توجه خواهند داشت اسناد فاقد پرفراژ از درجه اعتبار ساقط بوده و لازم است مراتب با نصب اعلامیه به اطلاع کلیه مشتریان برسد.