مقدمه
اداره امور یک سازمان ، مستلزم تلفیق ماهرانه عواملی همچون، تسهیلات و امکانات، ویژگی های سازمانی ( ساختار سازمان سیاستها خط مشی ها و... )، منابع انسانی است.
در مدیریت منابع انسانی ، بحث درباره ی انسانهائی است که هر یک آنان درسازمانها مشاغلی را به عهده دارند.
یکی از مهمترین عناصر مدیریت منابع انسانی شناخت وظایف ، مسئولیتها و مشاغلی است که به عهده افراد در سازمان گذاشته می شود .
این عمل ازطریق تجزیه ، طراحی و طبقه بندی مشاغل صورت می پذیرد. قبل ازشروع بحث پیرامون تجزیه و تحلیل شغل باید با برخی اصطلاحات در این زمینه آشنا شویم . اصطلاحات بسیاری درتجزیه و تحلیل شغل وجود دارند که در اینجا به ذکر پاره ای از آن اصطلاحات می پردازیم :
فصل اول :
ادبیات موضوع
(تجزیه و تحلیل و طراحی ساختار سازمانی)
مفاهیم و اصطلاحات سازمان:
1-روابط سازمانی
روابط رسمی در سازمانها دو نوع است روابط عمودی و روابط افقی.روابط عمودی،درواقع همان سلسله مراتب سازمانی بوده که جنبه دستوری و لازم الاجزا است.روابط افقی ،ارتباط بین مشاغل هم سطح سازمانی است که جنبه مشورتی داشته وبه منظور تبادل نظر انجام میشود.
2)ترکیب سازمانی (نمودار سازمانی)
سازماندهی درباره مبانی تشکیل واحدها،گسترش سازمان،حیطه نظارت و نوع اختیارات بحث میکند. ترکیب این مباحث در نمودار سازمانی نمایان میشود.تقسیم فعالیتها در نمودار سازمانی متبلور است.این نمودار تعیین میکند که هر فرد به چه کسی باید گزارش دهد ومجاری ارتباهای عمودی یعنی ارتباطهای مدیران سرپرستان را باسایر سطوح سازمان تشریح میکند.
بطور خلاصه نمودار سازمانی :تقسیم وظایف،تعیین روابط سازمانی بین واحدها و افراد و چگونگی این روابط را مشخص میکند.
3)سطوح سازمانی
الف-سطح مدیران عالی یا تصمیم گیرنده که تعیین کننده خط مشی و سیاستهای اجرایی سازمان هستند.
ب-سطوح مدیران میانی یا اجرایی که مسئول اجرای خط مشی وسیاستهای کلی سازمان هستند.مدیران میانی در تدوین سیاستها و تعیین خط مشی سازمان با مدیران عالی ارتباط فعال دارند.
ج-رده های سرپرست
افرادی که مسئول عملیات کارگران یا کارکنان شاغل در بحث های مختلف سازمان می باشند و به نام سرپرستان فعالیت میکنند.
د-رده های عملیاتی
افرادی که فعالیت آنها مستقیما به تولید کالا یا خدمیت سازمان منجر میشود این افراد کارگران وکارمندان سازمان را شامل میشود.
4)واحدهای صف وستاد
الف-واحدهای صف که مامور اجرای عملیات اصلی مربوط به هدف سازمان هستند.
ب-واحدهای ستاد که وظیفه آنها فراهم آوردن وسایل و تسهیلات کار واحدهای صف ،از طریق انجام خدمات مشورتی و پشتیبانی ویا تخصصی است.بنا براین واحدهای ستادی نظارت مستقیم بر واحدهای صف ندارند.
5-تفویض اختیار
یعنی واگذاری قسمتی از اختیارات به روأسای دوایر و قسمت های تحت نظارت و سرپرستی توسط مدیر مربوطه.فرآیند تفویض اختیارات با توسعه سازمان رابطه مستقیم داردبه گونه ای که برخی اوقات ادامه حیات سازمان بدون تفویض اختیار امکان پذیر نخواهد بود.
تفویض اختیارت دارای مراحل زیر است:
الف-واگذاری وظایف از طرف مقام بالاتر به افراد تحت سرپرستی.
ب-اجازه تصمیم گیری در استفاده از منابع مالی و انسانی به منظور انجام اقدامات لازم در راه انجام وظایف واگذار شده.
ج-تعیین میزان و محدوده مسئولیت افراد تحت سرپرستیدر برابر مدیر به منظور حسن انجام وظایف واگذار شده بر اساس موازین ومعیارهای مشخص سازمان و واحد مربوطه.
اصول تفویض اختیارات
الف-تنها بخشی از اختیارات قابل واگذاری است نه کل آن. زیرا برخی از اختیارات از نظر قانونی و شرایط سازمان قابل تفویض نیست.
ب-انتقال و واگذاری اختیارات ،مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند.
ج-می توان اختیار واگذار شده را دوباره بدست گرفت.د-بین نوع و میزان اختیار واگذار شده و نوع و میزان مسئولیت خواسته شده باید تناسب برقرار باشد.
ه-تفویض اختیار باید همراه عدم تمرکز در نظارت باشد.
6)تشکیلات سازمانی
مفهوم تشکیلات سازمانی یعنی تعیین وظایف ،مسئولیتها و اختیارات هر یک از مشاغل سازمان و مشخص کردن ارتباط های درست و منطقی بین آنها .
7)وظیفه (شغل)
وظیفه عبارتست از یک سلسله فعالیتهای سازمانی که یک فرد به اعتبار پست سازمانی که اشغال میکند،باید آنها را انجام دهد.
معمولا برای هر شغل یک شرح شغل و یک شرایط احراز شغل تهیه میشود.مواردی که در شرح شغل وجود دارد عبارتست از :عنوان شغل، محل شغل در سازمان،خلاصه ای از شغل ، وظایف شغل ، دستگاه ماشین ،ابزار و لوازم مورد استفاده در شغل ،رئیس یا مرئوسان،شرایط شغل و خطرات موجود در شغل.
در شرایط احراز یک شغل موارد زیر موجود است:تحصیلات، تجربیات، دوره های تخصصی وعمومی گذرانده شغل ،قدرت قضاوت،ابتکار، توان تصمیم گیری، مهارت های فیزیکی ، مهارت در انتقال مفاهیم ،ویژگی های روحی و روانی و میزان نیاز به استفاده بیش از اندازه از یکی از حواس پنجگانه.
8)مسئولیت
مسئولیت یعنی قبول انجام وظایف سازمانی و احساس تعهد به انجام وظایف بر اساس وظیف شناسی . در سازمانها مسئولیت به معنی تعهد وجدانی نیروی کار به انجام درست وظایف واگذار شده در برابر مقام بالاتر و تهیه و ارائه گزارشهای لازم به او است.
9)اختیار
اختیار عبارتست از : وجود مجوز رسمی و قانونی سازمانی (آزادی عمل)در جهت اخذ تصمیم و صدور دستورات لازم در زمینه شغلی فرد بنا به صلاحدید و نظر مقام مسئول.
10)مقام
مقام یعنی پست رسمی سازمانی که دارای قدرت و اختیارات قانونی برای اجرای اصول واهداف سازمان است. در واقع مقام یعنی قدرت و اختیارات قانونی که صاحب پست سازمانی به کمک آن میتواند کمیت کار افراد تحت سرپرستی خود را نظارت و کنترل کرده و در حدود آن اعمال نفوذ قانونی نماید.
واحد تشکیلات و روش ها
باتوجه به تغییرات گسترده ای که به طور پیوسته و مداوم در محیط پیرامون سازمانها بوجود می آید، لازم است سازمانها با ایجاد واحهای تخصصی ،آمادگی وتوان رویارویی با شرایط جدید را داشته باشند. یکی از واحدهایی که به عنوان جزئی از واحدهای ستادی سازمانها می تواند آن را به موقع کمک نماید، واحد تشکیلات روشهاست.
وظایف واحد تشکیلات وروش ها
این واحد عهده دار انجام وظایف زیر در سازمانهای عمومی و غیر عمومی است:
1-طرح ریزی سازمان و تجزیه و تحلیل آن
ترکیب درست سازمان ،یعنی تقسیم کار مناسب ،مشخص کردن مسئولیتها و برقراری هماهنگی میان فعالیتها .
بنابراین ایجاد هر واحد جدید ویا ساده کردن واحدهای موجود با ترکیب سازمان ارتباط دارد.در اینگونه موارد بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب سازمان، تعیین حدود وظایف و مسئولیتهای افراد کلیدی، تجدید نظر در راهنمای سازمان، تجدید نظر در شرح وظایف مشاغل سلزمانی از وظایف واحد تشکیلات و روش هاست.
2-تجزیه و تحلیل فعالیتها
کلیه فعالیتها ،وظایف و روشهایی که به منظور دستیابی به اهداف سازمان انجام میشود،باید پیوسته و مداوم مورد مطالعه و تجزیه و تحلیل قرار بگیرند تا اطمینان حاصل شود که این فعالیتها در راستای تحقق اهداف مربوطه میباشد.
3-ارزیابی مدیریت
گاهی اوقات به آن ممیزی مدیریت یا کنترل داخلی می گویند.
ارزیابی مدیریت یعنی مطالعه و ارزیابی ترکیب سازمان و اجزای تشکیل دهنده آن،حسابرسی وضع مالی و بررسی روشهای انجام فعالیتها در سازمان.
واحد تشکیلات و روشها برخلاف واحد ممیزی یا کنترل داخلی که معمولا وظیفه حسابرسی و ممیزی اسناد مالی را بر عهده دارد، سیستم ها و روش های موجود در سازمان را مورد ارزیابی قرار میدهد و پیشنهاداتی درباره تجدید نظر یا تغییر در آنها به مدیران ارائه می کند.
4-تهیه دستورالعملهای کتبی و روش های مدون
وجود مقررات مدون ، بارشد و سابقه موفق سازمان ارتباط نزدیکی دارد و احد تشکیلات و روشها تهیه دستورالعملها ،هماهنگ کردن واحدها، ابلاغ به آنها و نظارت بر اجرای درست مقررات را به عهده دارد.
5- تهیه و کنترل فرم ها
فرم ها از ابزارهای مهم به جریان انداختن اطلاعات در سازمان است.
بنابراین بهبود بخشیدن به فرم ها نه تنها در افزایش بهره وری ومیزان کارآیی سازمان مؤثر است بلکه به علت صرف هزینه فراوان و نیروی انسانی قابل توجه، لازم است با اجرای نظام درست کنترل فرم ها از صرف هزینه های غیر ضروری پیشگیری کرد.
6-طراحی و اصلاح سیستم بایگانی اسناد ،مدارک وپرونده ها
هزینه نگهداری اسناد ،مدارک و پرونده های جاری از بزرگترین ارقام هزینه های اداری هر سازمان را تشکیل میدهد. هر نامه، سند یا مدرکی که باید در بایگانی نگهداری شود، به نوع آن بستگی دارد.بنابراین باید با استقرار یک سیستم مناسب بایگانی اسناد، مدارک و پرونده ها را به درستی نگهداری و آسان و سریع به آنها دسترسی پیدا کرد.
7-ارزیابی نیروی انسانی و تقسیم کار
نیروی انسانی در هر سازمانی از مهمترین و حیاطی ترین اجزا میباشد بنابراین نحوه بهره گیری از نیروی انسانی و استفاده از تخصص های آن و نحوه تقسیم کار میان کارکنان هر سازمان باید همواره مورد ارزیابی و مطالعه قرار بگیردتا نسبت به استفاده مؤثر از این منبع حیاتی ،اطمینان حاصل شود.
8- اندازه گیری کار
برای کنترل هزینه های ادار ی وتولیدی بایدمعیارها واستانداردهای مشخص وجود داشته باشد تا بتوان میزان کارهای انجام شده را اندازه گیری کرد.
اندازه گیری کار مستلزم تجزیه و تحلیل و بررسی سیستم موجود است.
9-انتخاب وسایل اداری و دفتری
تعیین مشخصات و استانداردهای وسایل اداری در استفاده درست از این وسایل تاثیر فراوانی دارد. و استفاده درست از آنها در افزایش راندمان و کارایی سازمان وؤثر است.
10-تجزیه و تحلیل جا ومکان
استفاده درست از جا و مکان برای استقرار افراد، ماشین آلاتو تجهیزات باعث صرفه جویی در هزینه ها ، افزایش سرعت انجام کار و دسترسی آسانتر به ابزارها، وسایل و افراد میشود.
11-طراحی و استقرار واحدهای جدید
هر واحد و یا هر روش جدید، هر اندازه هم که در ست طراحی شده باشد،ممکن است در هنگام استقرار یا در عمل با مشکلاتی مواجه شود.تهیه طرح استقرار وپیاده کردن هر واحد جدید از وظایف واحد تشکیلات و روشها است.آموزش کارکنان واحد جدید ، نظارت بر امور آن واندازه گیری میزان پیشرفت واحد جدید توسط واحد تشکیلاتو روشها صورت می گیرد.
12-تحقق و توسعه (R & D)
هر سازمان باید با دگرگونی های محیط اقتصادی ، اجتماعی، سیاسی، و فن آوری خود همگام باشد تا بتواند رشد و توسعه یابد. موفقیت در این راه مستلزم تحقق مداوم درباره ایده ها،تکنیک ها ،ابزارها و تجهیزات جدید است.
سنجش لیاقت وشایستگی افراد، تهیه شرح شغل ، ارزیابی و طبقه بندی مشاغل ،کنترل تولید، تعیین حدود بودجه و سرمایه از وظایف واحد تشکیلات و روش ها ست.
محل سازمانی واحد تشکیلات و روشها
همانطور که گفته شد واحد مذکور ماهیت ستادی دارد و مدیران و سرپرستان را در حل مسایل و مشکلات و تجدید نظر یا استقرار سیستم ها کمک می کند.
در برخی از سازمان ها واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها یا واحد مهندسی صنایع یا مدیریت صنعتی وظایف یاد شده را به عهده گرفته و به عنوان یک واحد مستقل عمل می کند.
در برخی موارد این واحد زیر نظر مستقیم رئیس سازمان قرار می گیرد. در مواردی نیز تا حدودی مستقل فعالیت کرده و با سایر واحدهای سازمانی ارتباط دارد.
امروزه با افزایش میزان استفاده از رایانه ها در امور سازمان ها بخشی از فعالیت های واحد تشکیلات و روشها عهده دار انجام وظایف ماشینی شده و بخش دیگر وظایف و فعالیتهای غیر ماشینی و معمولی را انجام می دهد.
هدفهای واحد تشکیلات و روش ها
1-تقسیم کار درست و منطقی میان کارکنان سازمان
2-استقرار مناسب ترین سیستم و روش ها در سازمان
3-تهیه و تنظیم داده ها و اطلاعات دقیق ، درست و به موقع جهت تصمیم سازی و تصمیم گیری
4-استاندارد سازی و یکنواخت کردن عملیات سازمان
5-حذف کارهای غیر ضروری
6-حذف فعالیتهای ناهماهنگ متناقض
7-جلو گیری از دوباره کاری
8-برقراری سیستم ارزیابی مدیریت
9-طراحی و اجرای درست ساختار سامانی مناسب
10-اعمال نظارت و کنترل مداوم در مراحل مختلف انجام کارها
مزایا و روش های واحد تشکیلات و روشها
1-افزایش کارآیی سازمان
2-کاهش هزینه های عملیاتی و تأسیساتی
3-افزایش بهره وری نیروی انسانی
4-کوتاه کردن زمان انجام کارها و افزایش سرعت تولید کالاها و خدمات
5-صرفه جویی در وقط مدیران ،سرپرستان و کارکنان
6-فراهم کردن تسهیلات بیشتر برای مراجعان و مشتریان و پاسخ به خواسته ها و نیازهای آنان
7-تقویت روحی و روانی کارکنان
8-استفاده درست از جا ومکان و در نتیجه افزایش کارآیی و تسریع در امور سازمان
9-کاهش هجم کارهای دفتری با حذف مدارک ، گزارش ها و فرمهای غیر ضروری
10-امکان هماهنگ کردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی