گزارش کارآموزی شناخت و تحلیل ساختار سازمانی وضع موجود

شناخت وتحلیل ساختار سازمانی وضع موجود

همانطور که ملاحظه میشود کل شرکت به دو بخش تولیدی و غیر تولیدی تقسیم شده است که هر دو بخش مستقیماتحت نظر مدیریت عامل می‌باشند بخش تولیدی از قسمتهایی نظیر تاسیسات ، تعمیرات و نگهداری ، کنترل کیفیت و بخش غیر تولیدی  از قسمتهای تدارکات، امور مالی، وامور بازرگانی واداری تشکیل شده است .

در طراحی مجدد ساختار سازمانی با توجه به الزامات موجود مجموعه بخش تولیدی خود باید به سه قسمت عمده تفکیک شود . که این سه بخش عبارتند از :

بخش تولید اکسل پیکان

بخش تولید اکسل پژو

بخش تولید کرانویل – پینیون

چارت جدید به این دلیل بوجود آمده است که هر یک از این محصولات با توجه به خصوصیات فیزیکی و تکنولوژی ساخت از یکدیگر متفاوت بودند و نیاز مندیهای خاص خود را دارد که با توجه به این موضوع مدیریت واحد آنها اشکالاتی را در عمل بوجود می‌آورد که لزوم تغییر در ساختار سازمانی را ایجاب می‌کرد .

شناخت و تحلیل منظور، خط مشی و اهداف کیفی وضع موجود

 در زمینه شناخت و تحلیل خط مشی و اهداف کیفی و منظور های سازمانی در شرکت صنعتی محورسازان ایران خودرو می توان به برخی نکات اشاره نمود .

1 رسالت و اهداف سازمان با توجه به وضع موجود شرکت کاملاً‌ مناسب به نظر      می رسد تنها نکته ای که دراین بند از خط مشی کیفی سازمان مورد توجه واقع نشده گسترش فعالیتهای شرکت در زمینه توسعه محصولات جدید و گسترش فعالیتهای شرکت غیر از زمینه تولید اکسل خودروهای بنزینی می باشد که با توجه به توان بالقوه شرکت برای حصول این امر رسیدن به آن دور از دسترس نیست یعنی شرکت می تواند محصولای غیر از اکسل نیز تولید نماید و روانه بازار کند و سازمان را هر چه بیشتر و بهتر توسعه دهد .

2 در زمینه دیدگاه شرکت که در بند دوم خط مشی و اهداف ذکر شده است طرح سعی کرده است که بر اساس مدل TQM دکتر اوکلند با تاکید بر تعهد مدیران شرکت ، عزم و اراده مدیران شرکت را در بسط و توسعه فرهنگ کیفیت که در آن جابه نام فرهنگ بهبود مستمر و پیش گیری از عیوب یاد شده بیان کند و آنرا در کلیه سطوح و فرآیندهای سازمان بسط داده است .

3 در زمینه بحث از روش شرکت ناظم خط مشی سازمان با تاکید بر آموزش کارکنان در جهت تقویت روحیه تعهد گرایی و جلب مشارکت آنان در حقیقت بر این جمله معروف دکتر (( ایشی کاوا )) تاکید کرده که : کیفیت با آموزش شروع می شود و با آموزش ختم می شود و این امر را مبنای انجام صحیح امور دانسته در تمام سطوح سازمانی دانسته است که این امر بدون وجود فضای مناسب و روابط کاری صمیمانه در بین سطوح مختلف سازمان امکان پذیر نیست و این امر هم بایستی با آموزش کارکنان تامین شود که این نشانگر یک چرخه مناسب در جهت انجام صحیح امور در تمامی سطوح می باشد .

4 سازمان الگی خود را در نظام مدیریت کیفیت بر اساس الزامات و بایدهای دو استاندارد ISO /TS 16949 , ISO 9001-200  بنا نهاده است و تمامی کارکنان خود را با احترام متعهد به اجرای الزامات مندرج در این استانداردهای سیستم کیفیت که در نظام کیفیت شرکت آمده کرده است .

خط مشی کیفیت :

شرکت صنعتی محورسازان ایران خودرو یکی از بزرگترین تولید کننده گان اکسلهای بنزینی در صنعت خودرو می باشد .

رسالت و اهداف ما :

تولید اکسلهای بنزینی و قطعات با استانداردهای بین المللی جلب رضایت و اطمینان مشتریان ، خدمات پس از فروش ، توجه به کارکنان ، افزایش کیفیت محصولات و توجه به رشد و سودآوری .

دیدگاه ما :

تاکید بر نگرش مدیریت کیفیت سعی بر نهادینه کردن فرهنگ بهبود مستمر و پیشگیری از عیوب در کلیه فعالیتها و فرآیندها .

روش ما :

تقویت روحیه تعهد گرایی و مسئولیت پذیری از طریق آموزش کارکنان و جلب مشارکت آنان در کارهای گروهی ، انجام صحیح امور در تمام سطوح ، ایجاد فضای مناسب و روابط کاری صمیمانه در بین مدیران و کارکنان .

الگوی ما :

نظام مدیریت کیفیت مبینی بر نیازمندیهای I SO/TS 16949 , ISO 9001-200 تمامی کارکنان شریف شرکت محورسازان متعهد به اجرای کلیه الزامات تعیین شده در نظام کیفیت

شرکت می باشند.

شناخت وتحلیل وضع موجود از سیستم مدیریت کیفیت

شرکت صنعتی محور سازان ایران خودرو جهت برقراری واجرای سیستم مدیریت کیفیت از گواهینامه های سیستمهای مدیریت کیفیت استفاده می کند . این شرکت دارنده گواهینامه های ISO 9001-94 و  ISO TS/16949-99 می باشد . شرکت همچنین در نظر دارد گواهینامه IMS شامل؛ استاندارد OHSAS 18000 و استاندارد زیست محیطی ISO 14000 و استاندارد ISO 9001-2000  وگواهینامه مؤسسه استاندارد ایران جهت آزمایشگاه اندازه گیری (کالیبراسیون)تحت عنوان "تعیین صلاحیت کالیبراسیون" .

شرکت فعالیت خود را جهت اخذ این گواهینامه ها از سال 1378 آغاز کرد .در این سال اولین گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت که اخذ شد ، گواهینامه استاندارد ISO 9002-94 بود ویکسال بعد از آن یعنی در آذر ماه 1379 شرکت موفق به اخذ دومین گواهینامه خود یعنی  گواهینامهISO 9001-94  شد .با فعالیت های مداوم شرکت در جهت برقراری سیستم مدیریت کیفیت در سال 1380 موفق شد گواهینامه ISO TS/16949-99 را دریافت کند و هماکنون نیز در پی دستیابی به گواهینامه استاندارد ISO 9001-2000 و ISO TS/16949-2001 می باشد.

مدارک سیستم مدیریت کیفیت :

شرکت محور سازان ایران خودرو جهت اجرای سیستم مدیریت کیفیت مدارک واسنادی را مورد استفاده قرار می دهد این مدارک از سه سطح تشکیل شده اند که بر اساس شماره سطوح نامگذاری شده اند وبه ترتیب سطح یک ,دو وسه نام دارند. ترتیب وچگونگی قرارگرفتن مدارک در این سطح از روی اهمیت مدرک تعیین می گردد .

به طور کلی مدارک مورد استفاده در سیستم مدیریت کیفیت شرکت محور سازان ایران خودرو شامل موارد زیر  است :

خط مشی کیفیت

نظامنامه کیفیت

روشهای اجرایی

دستورالعملها

طرحهای کنترل

لیستها

فرمها

استانداردها

نقشه ها

10-کاتالوگ ها ومدارک فنی

واحدهای مجری یا دخیل در سیستم مدیریت کیفیت :

شرکت محور سازان ایران خودرو سیستم مدیریت کیفیت مورد استفاده خود را توسط واحد تضمین کیفیت طرحریزی نمود اجرای این سیستم علاوه بر واحد تضمین کیفیت نیازمند مشارکت واحدهای دیگری از سازمان می باشد در اینجا کلیه واحدهایی که به نوعی در اجرای سیستم مدیریت کیفیت شرکت محور سازان ایران خودرو دخیل هستند را نام می بریم :

واحد تضمین کیفیت

مهندسی

تحقیق وتوسعه (R&D)

اداری

مالی

خدمات فنی

بازرگانی

تولید

حراست

10-تربیت بدنی

11-آموزش

نحوه اجرا ونظارت بر اجرای سیستم مدیریت کیفیت توسط کمیته هاوتیم هایی که افراد آنها از میان این واحدها انتختب می شوند .وظایف این کمیته هاوتیمها در روشهای اجرایی , دستورالعملها ویا آیین نامه ها ذکر شده است در زیر تیمها و مراجع تعیین وظایف هر یک آمده است :

تیم ممیزی داخلی  : روش ممیزی داخلی مندرج در استاندارد و روش اجرایی ممیزی داخلی 

تیم FMEA : روش اجرایی FMEA یا تجزیه و تحلیل حالت شکست وآثار آن

کمیته آموزش : روش اجرایی آموزش

کمیته اقدام اصلاحی : روش اجرایی اقدام اصلاحی

تیم SPC : روش اجرایی کنترل فرآیند آماری

کمیته بهره وری : آیین نامه بهره وری

تیم APQP : روش اجرایی برنامه ریزی از پیش تعیین شده کیفیت  محصول

محور سازان ایران خودروتیم حل مسأله : دستورالعمل حل مسأله

تیم ارزیابی : دستورالعمل ارزیابی پیمانکاران تولیدی

گزارش شناخت وتحلیل وضع موجود از مسئولیت مدیریت

در شرکت محورسازان ایران خودرو "نماینده مدیریت" تمام اختیارات را در غالب سیستم مدیریت کیفیت در اختیاردارد. باوجود این مدیریت در نهایت تنها مسئول در مقابل وجود محصول نامرغوب می باشد .

مدیریت در این سازمان باتوجه به وظایفی که برای آن در نظر گرفته شده است می بایست در جهت برقراری سیستم مدیریت کیفیت خط مشی واهداف کیفیت را برای سازمان تعیین نماید .به این منظور مدیریت بر اساس رسیدن به اهداف معین شده بایستی خط مشی را تعیین کند . مدیریت باید میزان رضایتمندی مشتری (در اینجا منظور ایران خودرو ) و مصرف کنندگان را اندازه گیری و بررسی نماید و بر این اساس "بهبود مستمر " را در دستور کار خود قرار دهد .

مسئولیت واختیار دیگر مدیران در رده میانی سازمان وشرح وظایف کلیه پرسنل لازم است که توسط مدیریت مشخص شده باشد.

با توجه به آنکه مدیریت نهایتاً تنها مسئول در مقابل وجود محصول نامرغوب دراین  شرکت است لذا مدیریت خود را نماینده مشتری در سازمان می داند .

از دیگروظایفی که بر عهده مدیریت می باشد تأمین منابع مورد نیاز شرکت است , که باید آنها را در اختیار نمایندگان مختلف خود در بخشهای مختلف سازمان , برای دستیابی به حداکثر رضایتمندی کلیه طرفهای ذینفع در شرکت , قرار دهد.

مدیریت همچنین موظف است بازنگری مدیریت را در دستور کار خود قرار دهد, به این منظور نماینده مدیریت باید هر شش ماه تمامی مسائل وموارد مثبت ومنفی در رابطه با استقرار سیستم کیفیت ونگهداری سیستم را به مدیر عامل گزارش دهد این موارد اکثراًشامل: میزان برگشتی , میزان ضایعات , و میزان مغایرت ها با استاندارد و ...

هدف از انجام بازنگری های مدیریت شش ماهه حصول اطمینان از رسیدن به اهداف سازمان است .

ازدیگر مسئولیتهای مدیریت تعیین طرح تجارت است, هرچند دراین شرکت مدیریت درتعیین طرح تجارت تنها در مقابل شرکت ایران خودرو مسئولیت دارد .

دیگر مسئولیت مدیریت ایجاد انگیزش وتفویض اختیار ورضایتمندی در کارکنان است.

در پایان لازم به توضیح است که نمایندگی مدیریت در شرکت محور سازان ایران خودرو بر عهده واحد تضمین کیفیت و در واقع مدیر آن واحد می باشد.

گزارش شناخت و تحلیل وضع موجود از مدیریت منابع و تحقق محصول

در شرکت محورسازان ایران خودرو مدیریت منابع و تحقق محصول ذکر شده در استاندارد ISO 9001 با توجه به وضع خاص شرکت به آن مفهوم خواسته شده در استاندارد اجرا نمی شوند .

در حقیقت این بخشها بر اساس بند APQP که در ISO/ TS 16949-99 آمده است در شرکت عمل می شود که Document های آن در بخش مهندسی قرار دارد و از اختیار واحد تضمین کیفیت خارج می باشد .

آنچه که در نظامنامه کیفیت سازمان در مورد مدیریت منابع آمده به شرح زیر است :

نیازمندیهای مربوط به منابع در سازمان مشخص گردیده و با توجه به آنها منابع لازم نظیر استفاده از نیروی متخصص و آموزش دیده و در مدیریتهای اجرایی و امور اپراتوری و همچنین ممیزیهای داخلی و مشاغلی که عملکرد آنها منجر به تائید فعالیتهایی می گردد در چارچوب (( سیستم کیفیت پیش بینی شده ))‌ APQPهستند .

گزارش شناخت و تحلیل وضع موجود از اندازه گیری ، تجزیه و تحلیل و بهبود :

در جهت اجرای این بند ، در سیستم مدیریت کیفیت شرکت محور سازان ایران خودرو فرآیند اندازه گیری ، تجزیه و تحلیلی و بهبود  فرآیندهای سازمان در پنج گام به شرح زیر انجام می شود .

1- شناسایی کامل فرآیندها :

در این زمینه واحد تضمین کیفیت فرآیندهای جاری در سازمان را شناسایی می کند وبر اساس اهمیت آنها فرآیند ها را در سه دسته :

الف )‌ فرآیندهای اصلی با نشان  A

ب ) فرآیندهای مدیریتی با نشان  M

ج ) فرآیندهای پشتیبانی با نشان P

دسته بندی می نماید و آنها را مشخص می کند .

2 ماتریس ارتباطات :

واحد تضمین کیفیت ماتریسی را تحت عنوان ماتریس ارتباطات طراحی می کند که بر

اساس واحدهای مندرج در ساختار سازمانی و فرآیندهای دسته بندی شده ساخته می شود .در این ماتریس فرآیندها در ستون اول سمت راست وارد می گردند واحدهای سازمانی در بالاترین سطر ماتریس به نام یا علامت اختصاری نوشته می شوند به این ترتیب نقش هر واحد درانجام هر فرآیند درسطرها و ستونهای دیگر ماتریس باشد نشانه A و M و P مشخص می گردد به بیان دیگر در انجام هر فرآیند درجه اهمیت هر کدام از واحدهای دخیل در انجام آن فرآیند مشخص می شود . نمای کلی این ماتریس به پیوست ارائه گردیده .

3 برای هر فرآیند پارامتری تعیین می شود که نشانگر میزان موفقیت و انجام درست آن فرآیند می باشد و معمولاً‌ مقداری بر حسب درصد واحد آن می باشد .

4 اندازه گیری پارامترها :

برای سنجش و تحلیل وضعیت فرآیندها بایستی پارامترهای تعیین شده برای آنها اندازه گیری می شود این اندازه گیری بر اساس جدول برنامه بهبود که تهیه آن در روش اجرایی زیر آمده است تهیه می شود .

1 روش اجرایی سنجش و عملکرد و فرآیند بر اساس نمودار  PDCA دمینگ

2 روش اجرایی بهبود مستمر

نمای کلی این جدول طرز تهیه آنرا به طور واضح نشان می دهد که این نمای کلی به پیوست این بخش آمده است .

در فرم برنامه بهبود که نمونه آن در صفحه بالا آورده شده است ابتدا نام واحدی را که مورد سنجش واقع می‌شود وارد می‌گردد . در بند بعدی هدف این سنجش و ملاحظات مربوط به آن که از فرایندهای اندازه‌گیری و تجزیه تحلیل حاصل شده وارد می‌گردد . سپس در بند شرح هدف با پرداختن به جزییات هدف اصلی آنها را به طور کامل شرح می‌دهیم و در ستونهای مقابل مورد ارزیابی قرار می دهیم .

در این ستونها ابتدا وضعیت فعلی را براساس شاخص کنترلی ( پارامتر ) که در ستون بعدی آمده وارد می‌کنیم . در ستوا بعدی جهت بهبود را با بهره گیری از پیکانهایی که جهتآنها رو به بالا یا پایین است مشخص می‌شود .