گزارش کارآموزی شرکت پارسا (مدیریت پروژه)

 مقدمه

توسعه روزافزون جامعه صنعتی و اجبار انکارناپذیر برای حرکت همگام با فناوری روز و اقتصاد جهانی، نیازمندی‌های جدیدی را فراروی سازمان‌ها و شرکت‌ها قرار داده است. توسعه سازمان‌ها و افزایش فعالیت‌های آنان، برنامه‌ریزی و نظارت مطلوبتر و اتخاذ تصمیم‌های مطمئن‌تر و مؤثرتری را ایجاب می‌کند. به همین دلیل،‌ رسیدن به این هدف سازمان‌ها را برآن داشته است تا با بررسی و تحلیل دقیق فرآیندها، ساختار و عملکرد واحدهای خود، قوت‌ها و ضعف‌های موجود را شناسایی و نسبت به رفع مشکلات و بهینه‌سازی فرآیندها اقدام نمایند.

در این بین شرکت‌های مشاوره مهندسی با ارائه تکنیک‌ها و روش‌های بهینه و به‌روز، نقشی اساسی در ارتقاء سطح عملکرد اجرایی و علمی سازمان‌ها و پیشبرد اهداف عالیه سازمانی ایفا می‌نمایند. شرکت بین‌المللی و مهندسی پارسا مشاور تهران نیز با فعالیت در این عرصه و با چنین رویکردی توانسته است عملکرد خوبی از خود بر جای گذارد و با بهره گیری از آخرین دستاوردهای علمی و استانداردهای بین المللی به جایگاه مناسبی در بین شرکتهای مذکور دست یابد.

گزارش حاضر به معرفی خلاصه ای از شرکت پارسا پرداخته است و تلاش دارد که اصلی ترین زمینه فعالیت شرکت – یعنی مدیریت پروژه را – به صورت پررنگ تری مطرح نماید. بدین سبب ضمن تعریف کوتاهی از مدیریت پروژه ،‌ خدمات قابل ارایه از سوی شرکت در قالب مراحل انجام کار تبیین گردیده و برای آشنایی با استاندارد PMBOK به عنوان استاندارد مورد عمل شرکت نیز،‌ صفحات خاصی در پیوست اختصاص یافته است.

معرفی شرکت و زمینه‌های فعالیت

شرکت بین‌المللی و مهندسی پارسا مشاور تهران در آذر ماه 1380 تأسیس شد. زمینه اصلی فعالیت  شرکت، ارائه  مشاوره و  خدمات مهندسی در زمینه‌های خاص تخصصی و پیاده‌سازی و اجرای آن در بنگاه‌ها و سازمان‌های تولیدی و خدماتی است. فعالیت‌های شرکت را می‌توان به‌طور کلی در دو زمینه مهندسی صنایع و مهندسی فناوری اطلاعات  به‌شرح جدول آتی خلاصه نمود.

زمینه های فعالیت‌ شرکت

مهندسی صنایع

مهندسی فناوری اطلاعات

مدیریت پروژه

تدوین و اجرای طرح های جامع IT برای سازمان‌ها

مدیریت کیفیت

طراحی سایت و میزبانی همراه با پشتیبانی

طراحی سیستم

طراحی، مشاوره و نظارت بر نصب شبکه‌ها

مدیریت استراتژیک

طراحی سیستم‌های اطلاعاتی

مهندسی مجدد

طراحی و اجرای سیستم‌های نرم‌افزاری همراه با پشتیبانی

مدیریت بهره وری

مدیریت تولید

نیاز روزافزون سازمان‌ها و شرکت‌ها به سیستم‌های مدیریت پروژه و تجارب ارزشمند اجرایی شرکت پارسا در این زمینه، باعث شده‌اند بیشترین حجم فعالیت‌ها و پروژه‌های شرکت طی چند سال اخیر به این مقوله اختصاص یابد. به همین دلیل، ‌به نظر می‌رسد بایستی در زمینه "مدیریت پروژه" به عنوان اصلی ترین فعالیت شرکت توضیح مختصری را در بخشهای بعدی گزارش ارایه نماید.

شرکت پارسا در حال حاضر دارای 36 نفر نیروی انسانی می‌باشد که در دو گروه تخصصی اشاره شده و واحدهای ستادی شرکت به‌صورت تمام‌وقت و نیمه‌وقت اشتغال دارند. قابل ذکر است مدیران و کارشناسان شرکت عموماً فارغ‌التحصیلان رشته‌های مهندسی صنایع، مهندسی کامپیوتر و مدیریت می‌باشند.

برای آشنایی بیشتر با توان فنی و تجربی شرکت،‌ خلاصه‌ای از سوابق و عملکرد اعضای هیات مدیره و مدیر گروه مهندسی صنایع در پیوست شماره 2 ارایه گردیده است.

ین شرکت به لحاظ سوابق مناسب و سازماندهی منسجم خود توانسته است:

رتبه سازمان مدیریت و برنامه ریزی را در رشته "خدمات مدیریت سیستم و اقتصاد" کسب نماید.

از سوی شورای عالی انفورماتیک ارزیابی و به عنوان شرکت فعال در زمینه فناوری اطلاعات (IT ) شناخته شود.

تاییدیه بانک صنعت و معدن را به عنوان شرکت دارای رتبه در این بانک به دست آورد.

توسط سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران به عنوان یکی از شرکتهای فعال در زمینه "مدیریت پروژه" ارزیابی شود.

عضویت در تشکلهای صنفی نیز مد نظر شرکت پارسا بوده و تاکنون توانسته است در تشکلهای زیر عضو شود:

انجمن مهندسی صنایع ایران

انجمن شرکتهای انفورماتیک ایران

شرکت پارسا و مدیریت پروژه

 "مدیریت پروژه دانشی است که با استفاده از علم مدیریت، ابزارها، تکنیک‌ها و تخصص‌های گوناگون سعی در رسیدن به اهداف پروژه و انتظارات کارفرما دارد و هدف نهایی آن بهبود نتایج و بهینه کردن تمامی عوامل، محدودیت‌ها و متغیرهای تاثیرگذار در پروژه می‌باشد."

امروزه مدیریت برکلیه اجزای پروژه ها به دلیل پیچیدگی آنها امری ضروری شده است. بدین سبب در سال‌های اخیر مباحث و تکنیک‌ها و استانداردهای مدیریت پروژه مورد توجه بسیاری از افراد و سازمان‌ها قرارگرفته و شرکت پارسا نیزاز این مقوله مستثنی نشده است. این شرکت با توجه به نیاز سازمان‌ها و موسسه های مختلف، پیاده‌سازی سیستم‌های بهینه مدیریت پروژه را در راس فعالیت‌ها و خدمات خود قرار داده است و با استفاده از مدیران و کارشناسان مجرب، مسئولیت استقرار این سیستم‌ها را  در تعدادی از سازمان‌ها و دستگاه های دولتی بر عهده گرفته است.

در این میان بهره‌گیری از تجارب سایر شرکت‌های مشابه در انجام چنین خدماتی از یک‌سو و ضرورت همگامی با استانداردها و فناوری روز مدیریتی در سطح جهان از سوی دیگر، باعث شده است این شرکت وجه تمایز خود با سایر شرکت‌های مشابه را در به‌کارگیری و استقرار استاندارد مدیریت پروژه ([1]PMBOK   )در سازمان‌ها و طراحی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه مدرن و آموزش آن به مدیران و کارشناسان مربوط قرار دهد.

در خصوص استاندارد PMBOK   ، توضیحات مختصری در پیوست شماره 1 ارایه گردیده است.

خدمات شرکت در زمینه مدیریت پروژه

الف- خدمات و مراحل اصلی:

 موارد ذیل به عنوان خدمات اصلی شرکت پارسا در زمینه مدیریت پروژه مطرح می‌باشند. شرکت قادر است بنا به نیاز مشتریان هر یک از خدمات را  به‌تنهایی یا کل خدمات را به‌صورت جامع ارائه نماید:

طراحی سیستم مدیریت پروژه و سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه :

برای به‌کارگیری موثر علم مدیریت پروژه در هر سازمان لازم است ابتدا نسبت به شناسایی دقیق وضعیت موجود سازمان، پروژه‌های آن و سایر اطلاعات مورد نیاز (سیستم‌های مالی و اداری، شرح وظایف و اختیارات واحدها و ...) اقدام نمود. در مرحله بعد با توجه به نیازهای مدیران سازمان ‌بایستی سیستمی بهینه برای اعمال مدیریت دقیق درکلیه ابعاد پروژه طراحی کرد. خروجی این مرحله اغلب به‌صورت روش اجرایی (شامل وظایف و اختیارات واحدها در سیستم مدیریت پروژه، گردش اطلاعات در واحدها، نحوه نظارت فنی بر پروژه‌ها، طراحی گزارش‌های دوره‌ای و موردی درباره وضعیت پروژه‌ها و ...) و دستورالعمل‌های اجرایی ارائه می‌گردد.

آموزش :

آموزشهای قابل ارایه به کاربران سیستم های مدیریت پروژه به سه گروه زیر تفکیک شده اند:

آموزش مفاهیم مدیریت پروژه و استانداردهای مربوط (این دوره‌ها اغلب مبتنی بر استاندارد PMBOK  می‌باشند.)

آموزش نرم‌افزارهای مدیریت پروژه  (…,  MSP , Primavera  )

آموزش روش اجرایی و دستورالعمل‌های سیستم مدیریت پروژه

استقرار و پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه و ارائه گزارش‌های دوره‌ای و موردی:

تنظیم و ارایه گزارش های مختلف در دوره های زمانی مورد نظر از جمله کاربردی ترین فعالیتها در زمینه مدیریت پروژه است. عناوین بعضی از مهم ترین گزارش ها به شرح زیر ارایه می شود:

وضعیت پیشرفت هر یک از پروژه‌ها (زمانی، فیزیکی و هزینه‌ای)

مقایسه عملکرد برنامه با عملکرد واقعی پروژه‌ها

گزارش‌های محتوایی و تحلیلی (گزارش‌های تجمعی، تحلیل مغایرت‌ها و ...)

وضعیت نقدینگی کل پروژه‌ها

ب - خدمات و مراحل جنبی:

برای استقرار موثر و کامل سیستم مدیریت پروژه بایستی در کنار اجزای اصلی این سیستم به موارد دیگری نیز توجه نمود که به ظاهر اهمیت اجزای ‌اصلی را ندارند ولی ضروری و اجتناب ناپذیرند. در ادامه به بعضی از این گونه خدمات و مراحل جنبی اشاره شده است:

 طراحی و استقرار سیستم‌های ارزیابی عملکرد مدیران پروژه‌ها، مجریان، پیمانکاران و نیروی انسانی ذی‌ربط:

ارزیابی سامان مند نیروی انسانی شاغل در یک پروژه به ویژه مدیران آن،‌ می تواند آثار شگرفی را در ارتقاء کیفیت، ‌افزایش سرعت، ‌بهبود شرایط و محیط کار و جنبه های دیگری از پروژه را به دنبال داشته باشد.  این سیستم‌ها با به‌کارگیری معیارهای دقیق و علمی نتایج خود را در اختیار مدیران ارشد هر موسسه‌ای قرار می‌دهند.

طراحی و استقرار سیستم‌های اطلاعات پروژه‌ها:

از پیش از آغاز هر پروژه تا مرحله اتمام آن و اجرای فرآیندهای اختتامی ، اطلاعات بسیاری تولید می‌گردد. مستندسازی این اطلاعات نقش اساسی در پیشبرد پروژه و همچنین ثبت تجارب علمی و اجرایی پروژه دارد. خدمات شرکت پارسا  شامل مکانیزم‌های شناسایی، جمع‌آوری، تولید، توزیع و ذخیره کلیه اطلاعات مورد نیاز پروژه و سازمان در طول چرخه حیات پروژه می شود.

طراحی و استقرار سیستم‌های پیگیری :

در کلیه مراحل پروژه لازم است پیگیری‌های دقیق و به ‌روزی از وضعیت پروژه (زمانی، هزینه‌ای، نیروی انسانی، تجهیزات، پیمانکاران و ...) انجام و گزارش‌های دوره‌ای و موردی به مدیران پروژه ارائه گردد.

برخی از سوابق کاری شرکت پارسا در زمینه مدیریت پروژه

طراحی و پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌های مرکز تحقیقات مخابرات ایران

این شرکت در سال های  1381 و 1382 مسئولیت طراحی و پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه مرکز تحقیقات مخابرات ایران را  بر عهده داشته است. در آغاز پیاده‌سازی سیستم مذکور، 64 پروژه تحقیقاتی مرکز تحقیقات مخابرات ایران در قالب این سیستم، برنامه‌ریزی و کنترل شد. اثرات مثبت واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه شرکت پارسا در شکل‌گیری و شفاف شدن وضعیت این پروژه‌ها باعث شد که این واحد در سال 82 ، برنامه‌ریزی و کنترل 116 پروژه را انجام دهد.

طراحی و پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌های IT وزارت آموزش و پرورش (تحت نظارت مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات پیشرفته شریف)

طراحی و اجرای سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه های این مرکز برای پروژه‌های فناوری اطلاعات  وزارت آموزش و پرورش در شش حوزه  برنامه کلی شامل:

شبکه ملی مدارس و تجهیز آزمایشگاه‌های رایانه

آموزش معلمان و کارکنان

تولید محتوا

سیستم‌های اطلاعاتی

اجرای پایلوت

R&D   

با  بودجه ای در حدود شش میلیارد تومان در دستور کار قرار داشت.  این قرارداد در سال 1382 انجام و خاتمه یافت.

طراحی و پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌های شرکت خدمات ماشین‌های محاسب الکترونیکی (وابسته به وزارت اقتصاد و دارایی)

شرکت بین‌المللی و مهندسی پارسا از ابتدای تیرماه 1381 تا پایان سال 1382 ، مسئولیت طراحی و پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌های شرکت سهامی خدمات ماشین‌های محاسب الکترونیکی را برعهده داشت و تعداد 20 پروژه از پروژه‌های شرکت مذکور در دستور کار قرار گرفته بودند.

طراحی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه طرح جامع حمل و نقل

در سال 82 طی قراردادی با شرکت مهندسین مشاور مترا( مجری طرح)، مسئولیت طراحی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه طرح جامع حمل و نقل به این شرکت  واگذار گردید. به موجب این قرارداد سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه طرح جامع حمل و نقل طراحی و نتیجه آن به‌صورت روش‌اجرایی و دستورالعمل‌های مربوط در اختیار کارفرما قرارگرفت و با انجام مرحله آموزش ، ارایه خدمات توسط پارسا خاتمه یافت.

طراحی و استقرار سامانه فراگیر جامع مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK برای دبیرخانه شورای‌عالی اطلاع رسانی

این شرکت از مرداد ماه سال 1383 مسئولیت طراحی و استقرار سامانه فراگیر مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK   نسخه 2000، برای دبیرخانه شورای عالی اطلاع رسانی را بر عهده گرفت و کلیه تعهدات خود را تا پایان شهریور ماه سال 1384 به اجراءدر آورد. نتایج این پروژه به صورت روش های اجرایی،‌دستورالعملها ، فرم ها و نمودارهای جریان فرآیند در ا ختیار کارفرما گذاشته شده است.

طراحی و پیاده سازی سامانه ارزیابی عملکرد مدیران پروژه ها/ واحدها بر اساس شاخص های مبتنی بر استاندارد PMBOK برای شرکت خدمات ماشین های محاسب الکترونیکی وزارت امور اقتصادی و دارایی

شرکت بین المللی و مهندسی پارسا مشاور تهران طی قراردادی با جهاد دانشگاهی شریف ، مسئولیت طراحی و پیاده سازی سامانه ارزیابی عملکرد مدیران پروژه ها/ واحدها را برای شرکت خدمات ماشین های محاسب الکترونیکی وزارت امور اقتصادی و دارایی از مرداد 1383 بر عهده گرفت. طبق قرارداد مذکور ابتدا شناسایی اولیه صورت گرفت، شاخص‌ها تدوین و وزن‌دهی آنها انجام شد. سامانه مذکور طراحی شده و پس از آموزش، اجرا گردید.

طرح ارزیابی پروژه‌های بازسازی بم برای بنیاد مسکن انقلاب اسلامی

با شروع بازسازی بم ، مسئولین بنیاد مسکن (ستاد بازسازی بم) از این شرکت خواستند که از ابتدای سال 1384  مسئولیت ارزیابی پروژه های بازسازی بم را بر عهده بگیرد. در این پروژه برنامه زمانی که از سوی دستگاههای اجرایی در قالب و چارچوب های متفاوتی به ستاد ارایه می شد، توسط شرکت پارسا در یک قالب یکسان با استفاده از نرم افزار p3  تهیه و به صورت یک پروژه گروهی تنظیم می گردید. همچنین وضعیت پیشرفت پروژه ها و مقایسه عملکرد آنها با برنامه در سطوح مختلف ساختار شکست کار و در قالب نمودارهای متنوع به صورت ماهانه تهیه و ارایه می شد. این پروژه پس ازانجام مرحله پیاده سازی آزمایشی و چند مرحله اجراء، در اواخر سال 1384 خاتمه یافت.